Отчетная кампания Большого проекта проводится два раза в год, сбор информации проходит в несколько этапов.
Первый этап — муниципальные библиотеки заполняют форму отчета, в которой сообщают о своем участии в том или ином подпроекте; описывают свои социокультурные проекты, рассказывают примеры истории успеха своих благополучателей, предоставляют цифровые сведения о своей работе. Период подготовки отчета библиотек-участниц — с 1 по 14 июля 2023 года.
Второй этап — подготовка отчетов опорными библиотеками на основе отчетов библиотек-участниц подпроекта. Период подготовки — с 18 по 28 июля 2023 года.
Третий этап — подготовка отчетов кураторов, которые используют информацию от библиотек-участниц и опорной библиотеки подпроекта. Период подготовки — с 1 по 11 августа 2023 года.
Четвертый этап — специалисты мониторинговой группы Большого проекта — методисты ГБУК ИОГУНБ — сводят информацию в общий отчет БП, который позволяет оценить динамику развития Большого проекта в целом и каждого подпроекта в отдельности, а также выполнение установленных общих показателей.